Kosilan räätälöimä ratkaisu vastasi täydellisesti tarpeisiimme

M-Filesin käyttöönoton myötä työteho Osuuskunta Valkeaveden organisaatiossa on kasvanut jopa 30 %.

Valkeaveden työntekijöiden arjessa oli aikaisemmin ollut dokumentin- ja tiedonhallintaan liittyviä haasteita. Käytössä olleet perinteiset kansiorakenteet ja hajanaiset tiedonhallintajärjestelmät olivat aiheuttaneet usein dokumenttien katoamisia ja versioiden sekoittumisia sekä vaikeuttaneet oikean tiedon nopeaa löytymistä. Näistä puolestaan oli seurannut tehottomuutta sekä viivästyksiä.

– Kosila ratkaisi ongelmamme toimittamalla meille yhtenäisen ja tehokkaan metatietopohjaisen dokumentinhallintajärjestelmän. M-Files Se on muun muassa helpottanut ja nopeuttanut dokumenttien ja tiedon löytymistä, vähentänyt manuaalisen työn ja virheiden määrää sekä parantanut prosessien hallintaa. M-Filesin ansiosta vedenjakelulaitoksemme toiminta on tehostunut arvioidemme mukaan jopa 30 %, Osuuskunta Valkeaveden toimitusjohtaja Annukka Takalo kertoo.

Tehokas tiedonhallinta tarkoittaa tiedon keräämistä, järjestämistä ja tallentamista siten, että tieto on aina oikeiden ihmisten käytettävissä ja löydettävissä. Kasvava määrä tietoa johtaa kuitenkin helposti sen hajaantumiseen. Kosilan tiedonhallintaratkaisujen avulla etsit ja hallinnoit liiketoiminnallesi tärkeitä dokumentteja ja tietoja millä tahansa laitteella tallennuspaikasta riippumatta.

Kosilan tiedonhallintaratkaisuissa käytetään M‑Filesiin pohjautuvaa järjestelmää.

Takalon mukaan uusi järjestelmä vaati alussa hieman totuttelua, mutta Kosilan tarjoaman koulutuksen ja jatkuvan tuen ansiosta henkilöstö oppi M-Filesin käytön kuitenkin nopeasti. Järjestelmän käyttäjäystävällisyys ja selkeät hyödyt päivittäisessä työssä ovat osaltaan auttaneet omaksumisprosessissa.

– Valitsimme Kosilan toimittajakumppaniksi, koska heillä on vahva asiantuntemus, pitkä kokemus dokumentinhallintajärjestelmien toimittamisesta sekä asiakaslähtöinen lähestymistapa, ja olemme olleet päätökseemme erittäin tyytyväisiä. Kosila tarjosi meille räätälöidyn ratkaisun, joka vastaa täydellisesti tarpeitamme. Heidän ammattitaitoinen ja ystävällinen asiakaspalvelunsa on ollut korvaamaton niin käyttöönoton aikana kuin sen jälkeenkin. Kosilan sitoutuminen asiakkaiden menestykseen ja kyky tarjota käytännön ratkaisuja on tehnyt heistä erinomaisen kumppanin vedenjakelulaitoksellemme, Takalo toteaa tyytyväisenä. - Voimme lämpimästi suositella Kosilaa muillekin organisaatioille, jotka etsivät tehokasta dokumentinhallintajärjestelmää ja luotettavaa toimittajakumppania.

Ketterää asiantuntijuutta – räätälöityjä ratkaisuja

Kosilan kehityspäällikkö Sami Saaren mukaan Kosilan kilpailueduiksi voidaan lukea vankka M‑Files asiantuntijuus sekä ketterät ja asiakaslähtöiset toimintatavat. M‑Files on niin paljon muutakin, kuin vain dokumentinhallintajärjestelmä. Yksi monista M‑Filesin tarjoamista hyödyistä on kaikkien tiedonhallinnan toimintojen keskittäminen yhteen ja samaan järjestelmään – M‑Filesiin. Käyttäjien ei näin ollen tarvitse opetella montaa eri järjestelmää ja niiden logiikoita M‑Files on käytännössä räätälöitävissä lähes kaikkeen yrityksen toimintaan.

Tiedon ollessa yrityksissä kaikkien nopeasti löydettävissä, saadaan aikaan parempia tuloksia ja työskentely tehostuu. Sano hyvästit informaatiokaaokselle Kosilan M‑Files-ratkaisujen ansiosta.

Kosilalla on vankka ja pitkäaikainen osaaminen M‑Filesin mahdollistamista monipuolisista ratkaisuista yritysten tiedonhallintaan. Pitkän vuonna 2008 alkaneen M‑Files-kumppanuuden myötä kosilalaisille on kertynyt syvällistä tietotaitoa ratkaisujen hyödyntämisestä eri kokoisten ja eri toimialoilla työskentelevien yritysten kanssa.

Kokemus ja osaaminen höystettynä kiitosta keräävällä asiakaslähtöisellä palvelulla ovat Kosilan ehdottomia vahvuuksia. Tähän mennessä asiakaskohtaisesti räätälöityä projekteja on toteutettu jo yli 200. Kosilan osaamisesta ja asiantuntemuksesta kertoo sekin, että Kosila on valittu myös M‑Filesin asianhallinnan kehittäjäyritykseksi.

Helpompi arki – tyytyväisemmät työntekijät

Saari painottaa kosilalaisten tärkeää roolia nimenomaan asiantuntijoina sekä parhaiden keinojen ja ratkaisujen toteuttajina. Kosilalaiset hallitsevat M-Filesin syvällisesti ja yrityksessä tiedetään, miten siitä saadaan paras hyöty irti.

Kaikki järjestelmäratkaisut vaativat aina työtä ja sitoutumista. Jos tiedonhallinnan osalta on ongelmia, niin kyllä niihin on aina myös ratkaisuja. Saari sanookin parasta työssään olevan juuri ne ongelmat, joihin pitää löytyä ratkaisut.

Kosilan tiedonhallintaratkaisuilla kaikki tieto on aina saatavillasi, eikä mikään tieto huku. Näin koko organisaatiosi työ tehostuu.